Information Technology Economics
Justifying investment: California State Automobile Association
เป็นกรณีศึกษาในเรื่องของการตัดสินใจว่าองค์กรควรจะลงทุนใน project IT หรือไม่ โดยใช้วิธีการวิเคราะห์ต้นทุนผลประโยชน์ (Cost-benefits Analysis) โดยบริษัทมีปัญหาที่โครงสร้างพื้นฐาน IT กำลังจะหมดอายุการใช้งาน จึงได้ลงทุนใน IT ได้แก่ Web farms ทำให้บริษัทมีรายได้กลับมา 7.5 ล้านภายใน 1 ปี ซึ่งนอกจากจะคำนึงถึงผลประโยชน์ที่เป็นตัวเงินแล้ว ยังต้องคำนึงถึง intangible benefits ด้วย เช่น การให้บริการที่เร็วขึ้น ดีขึ้น ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวที่เพิ่มมากขึ้น เป็นต้น
Productivity Paradox
เป็นความขัดแย้งระหว่าง Computer power ที่เพิ่มขึ้น แต่ productivity ที่ได้กลับมีการเติบโตที่ช้าลงในระดับเศรษฐกิจโดยรวม ซึ่งสาเหตุที่เป็นไปได้ที่ทำให้เป็นเช่นนี้ อาจเป็นเพราะไม่เห็นว่า productivity ที่เกิดจาก IT เกิดขึ้นอยู่ในส่วนไหน เนื่องจากความยากในการวัด หรืออาจเกิดจากการที่ Productivity ที่เพิ่มขึ้นถูกหักกลบกับ productivity ของแผนกอื่น หรือการที่บางระบบใช้เงินลงทุนสูง แต่ได้กำไรช้า หรือการใช้งาน IT system จริงๆอาจต่างจากแผนที่เราวางไว้ ซึ่งอาจมีเรื่องกฎหมาย หรือแรงงานเข้ามาเกี่ยวข้อง ทำให้ performance ไม่เป็นไปตามที่คาดไว้
ดังนั้นจึงควรมอง Productivity ในระดับองค์กรก็เพียงพอ และมีการประเมินต้นทุนและผลประโยชน์อย่างเหมาะสม โดยวิเคราะห์ถึงผลกระทบโดยตรง (direct impact) เช่น ลดต้นทุนในการขนส่ง รายได้เพิ่มขึ้น เป็นต้น และ second order impact เช่น ส่วนแบ่งตลาดเพิ่มขึ้น ความเชี่ยวชาญในเทคโนโลยีทำให้ลูกค้าสนใจใช้บริการมากขึ้น เป็นต้น
Evaluating IT Investments: Needs, Benefits, Issues, and Traditional Methods
ในสมัยก่อนการลงทุนในระบบ IT นั้นได้รับความนิยมอย่างมาก หลายบริษัทลงทุนไปโดยไม่ได้มีการวิเคราะห์ทางการเงินก่อน ส่งผลให้เกิดการขาดทุนหลังจากที่ลงทุนไปเป็นจำนวนมาก ดังนั้น CIO จึงควรสื่อสารถึงมูลค่าของโปรเจ็กท์ IT อย่างมีประสิทธิผล เพื่อให้ได้รับการยอมรับอนุมัติให้ลงทุนได้ โดยอาจคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้
- การแข่งขันที่รุนแรง อาจมีความจำเป็นต้องลงทุน
- อาจทำให้ราคาหุ้นขึ้น หากมีการลงทุนใน project ใหญ่ๆ
- ต้องมีการประเมินอย่างสม่ำเสมอหลังจากติดตั้ง project แล้ว
- การประเมินความสำเร็จของ project อาจนำไปสู่การประเมินโบนัสของพนักงาน
- ความสอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กร
Project ที่ไม่จำเป็นต้อง justify สามารถลงทุนได้เลย
1. project ที่ต้นทุนต่ำมาก ลงทุนได้เลย ไม่ต้องเสียเวลา justify
2. project นั้นจัดว่าเป็น infrastructure หรือจำเป็นต้องดำเนินงาน หรือมีกฎหมายบังคับ
3. project นั้นเป็นงานที่ผู้บริหารระดับสูงสั่งให้ทำ
4. project ที่ข้อมูลในการตัดสินไม่เพียงพอ อาจต้องใช้ข้อมูลเชิงคุณภาพในการพิจารณาแทน
Difficulties in measuring productivity & performance gains
1.จะวัดและประเมินอย่างไรดี เช่น second-order impact สามารถวัดได้ยาก อาจแก้ปัญหาโดยใช้ KPI จะทำให้วัดได้ง่ายขึ้น
2. Time lags คือ productivity เกิดขึ้นช้า วัดผลไม่ได้ในทันที อาจต้องวัดหลังจากที่ระบบเริ่มดำเนินงานไปแล้วพักหนึ่ง จึงจะวัดผลได้ และควรจะทำการวัดอย่างสม่ำเสมอ
3.วัดความสัมพันธ์ระหว่างการลงทุนและผลการดำเนินงานได้ยาก
Intangible benefits
เป็นผลประโยชน์ที่ยากที่จะวัดเป็นตัวเงินได้ เช่น สินค้าออกสู่ตลาดเร็วขึ้น และความพึงพอใจของลูกค้า เป็นต้น สามารถจัดการได้โดยประมาณประโยชน์ที่ไม่มีตัวตนนี้เป็นตัวเงินอย่างคร่าวๆ ซึ่งหากประเมิน Intangible benefit สูงไป ก็อาจทำให้สูญเสียโอกาสในการนำเงินไปลงทุนในส่วนอื่น หรือถ้าประเมินต่ำไปก็อาจจะทำให้พลาดโอกาสลงทุนใน project นั้น นอกจากนี้ยังมีวิธีอื่นได้แก่
- Think broadly and softly มองหา benefit อื่นๆ เช่น ลูกค้ามีความซื่อสัตย์กับองค์กรมากขึ้น
- Pay your freight first มองผลประโยชน์ระยะสั้นๆก่อน เช่น ที่คิดว่าจะได้ในปีนี้แน่นอน
- Follow the unanticipated มอง intangible benefits ที่อาจเกิดขึ้นในทุกๆทาง อาจให้พนักงานช่วยมอง ช่วยประเมิน
Costing IT Investment
-fixed cost ต้นทุนในการติดตั้งระบบ IT เพื่อให้เริ่มใช้งานได้ มักจะเกิดต้นทุนนี้ในปีแรก
-transaction cost เกิดขึ้นหลังจากได้วางระบบเรียบร้อยแล้ว ได้แก่ ต้นทุนในการค้นหาสินค้า ต้นทุนในการได้ข้อมูลมา ต้นทุนในการต่อรอง ต้นทุนในการตัดสินใจว่าอนุมัติการซื้อ และต้นทุนในการติดตาม
Revenue models generated by IT & web
-sales รายได้จากการขาย เช่น เปิด e-commerce เอง ได้เงินจากการขายสินค้า
-transaction fees เช่น E-bay จะได้เงินส่วนหนึ่งตอนที่มีการซื้อขายสินค้ากันใน web
-subscription fees เช่น Premium accounts ต้องจ่ายเงินเพื่อให้ได้รับบริการที่ดีกว่า
-advertising fees เช่น ค่าโฆษณาจาก Banners
-affiliate fees แตกต่างจาก Advertising fees ตรงที่จะต้องขายสินค้าได้ผ่าน Banner นั้นๆ
Cost-Benefit Analysis
การทำ Cost-Benefit Analysis มี 2 ขั้นตอน ได้แก่
1.ระบุและประมาณการ Cost และ benefit ที่เกิดขึ้นทั้งหมด
2.วิเคราะห์ให้เป็น Common unit คือเป็นตัวเงินชัดเจน
Costs ได้แก่ Development costs (ค่าจ้างคนพัฒนาระบบ) Setup costs (ค่า hardware software) และ Operational costs (ค่าใช้จ่ายคนที่มา operate ระบบ หรือค่าไฟ ค่ากระดาษ เป็นต้น)
Benefits ได้แก่ Direct benefits (เกิดจากระบบโดยตรง เช่น ลดกระดาษ หรือ transaction เร็วขึ้น) Assessable benefits และ Intangible benefits (ซึ่งควรประเมินให้เป็นตัวเงิน เช่น ประเมินว่าลูกค้าพอใจเพิ่มขึ้น จะทำให้รายได้เพิ่มขึ้น 1% เป็นต้น)
Cost-Benefit Evaluation Techniques
การประเมินรายได้และรายจ่ายที่จะเกิดขึ้นจากการตัดสินใจลงทุนใน Project ต่างๆ ซึ่งมี techniques หลายวิธี ดังนี้
-Net profit สนใจกำไรตอนสุดท้าย แต่ไม่ได้คำนึงถึงเงินลงทุน และเวลา
-Payback period สนใจที่ระยะเวลาในการคืนทุน แต่ไม่ได้คำนึงถึง Net profit ที่เกิดขึ้น
-Return on Investment (ROI) ใช้สูตรคำนวณออกมา ข้อเสียคือ ไม่ได้คำนึงถึงมูลค่าตามเวลา
-Net present value (NPV) สะท้อนมูลค่าของเงินตามเวลา แต่การใช้ Discount rate ต่างกัน ก็อาจทำให้การตัดสินใจแตกต่างกันได้
-Interest rate of return (IRR) คำนวณโดยให้ NPV เป็น 0
Advanced Methods for justifying IT investment and using IT metrics
นอกจากเทคนิคที่กล่าวมาข้างต้นแล้วนั้น ยังมีวิธีอื่นที่ช่วยในการตัดสินใจลงทุนในระบบ IT ได้อีก ตัวอย่างเช่น
- TCO (total cost of ownership) มองถึงต้นทุนตลอด lifetime ของการใช้ ITและนำไปเทียบกับ TBO (total benefits of ownership) เพื่อดู payoff
- Benchmarks เป็นการเปรียบเทียบกับค่าเฉลี่ยในอุตสาหกรรม หรือ ตัวเปรียบเทียบที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรมนั้น
- Balanced scorecard method มองผลทางด้านอื่นนอกจากการเงินด้วย ซึ่งมีทั้งสิ้น 4 มุมมอง ดังนี้
1. Financial perspectives เพิ่มกำไร รายได้ ลดต้นทุน
2. Customer perspectives ประเมินความพึงพอใจของลูกค้า
3. Internal Process perspectives ประเมิน Productivity ทักษะพนักงาน และอื่นๆ
4. Learning and Growth perspectives ให้ความสำคัญกับบุคลากรในองค์กร
Failures & Runaway projects ได้แก่
- Projects ที่ยากจะจัดการ และมีต้นทุนสูงเมื่อสิ่งที่เกิดขึ้นไม่เป็นไปตามที่วางแผนไว้
- Projects ที่มีโอกาสล้มเหลวสูงหรือล้มเหลวไม่เป็นไปตามเป้าหมายเดิมในด้านลักษณะ เวลา หรือต้นทุน
- Projects ที่อาจเกี่ยวข้องกับประเด็นด้านเศรษฐกิจ เช่น ทำ cost-benefit ไม่ถูกต้อง หรือขาดแคลนเงินทุน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น